全球 5 万人线上高效协作,字节跳动做对了什么
珊瑚圈
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字节跳动在春节以及春节之后复工的这段时间,整个公司的节奏紧凑且充实,他们在远程办公这件事情积累的经验值得大家学习一下。

疫情特殊时期,很多企业都选择了在家办公的方式陆续复工,对于没有很多远程办公经验的企业,现在选择什么样的产品,用什么样的方法,团队如何协作又如何进行有效管理,这些都是摆在企业面前的挑战。当然,还有很多人反馈在家办公其实一点都不轻松,甚至在比往常在公司办公还要更加辛苦。面对疫情,企业如何快速恢复生产,员工如何提高工作效率,品玩邀请了字节跳动SaaS应用全球生态和渠道总监陈炬来和大家做了一次线上分享,以下为精选课程实录。 字节跳动在春节期间做了哪些工作?大年初一请全国人民免费看了《囧妈》,从跟片方去沟通谈判,到支撑系统的开发,最后上线,整个只花了36个小时。此外,在大年三十的时候,字节跳动还成立了疫情指挥部,用作内部所有各种信息物资管理的角色。对外成立了公益基金,为医务工作者提供保障。此外飞书也率先在疫情期间推出了面向武汉的政策,为抗击疫情作出一份贡献。字节跳动在春节以及春节之后复工的这段时间,整个公司的节奏紧凑且充实。整个公司5万多人,分布在全球几十个城市,很多业务也是处于一个异地协作的状态,比如说我们飞书团队,在国内就有北上广深、杭州、武汉、成都7个业务中心,另外还加上北美和新加坡两个海外的团队。所以字节跳动在远程办公这件事情积累的经验可以同大家分享一下。

对于远程办公管理者应该关注什么?

与传统的工作模式对比,远程办公缺失了一个共同的护理环境,最直接的影响就是沟通和理解的成本上升了。平时我们在办公室面对面沟通,在远程的时候,即便是有音视频的便利,也会受到接入方的限制,还有很多像表情、动作、肢体语言等等细节信息流失掉。有一个心理学的理论讲我们在沟通的时候,其实只有一小部分是来自我们语言本身,大部分是来自我们的肢体语言、微表情衍生等等,那么这些内容在远程办公的时候都会缺失或者大打折扣,这个是我们要解决的一个问题。另外我们在公司办公室工作的时候,所有的事情都是在一个共同的空间就完成了,人员,信息,内容等等都是在一个空间,但是我们在远程的时候发现我们的工作分布在各个不同的系统上,在聊天工具里,在OA系统里面,在邮件里,工作内容会显得比较碎片化。管理者对过程管理的不确定性会增加,往常大家都在办公室,彼此的状态都很了解,管理者对员工的情况也非常了解,而远程就很难做到。由于大家不在一起,会缺乏团队的氛围和工作的仪式感,时间很长的话可能还会产生一些情感上的问题。

像打造产品一样去打造一家公司

在对线上办公的认识中,字节跳动认为除了协同工具和工作方法,企业文化也非常重要。如果一个公司的企业文化和管理理念跟线上办公这个事情本身格格不入,那线上办公效果很难发挥出来,甚至会适得其反。关于企业文化这里介绍一个核心理念和两个打造公司的不同的思路。一个核心的理念就是 “像打造产品一样去打造一家公司”。字节跳动有很多的产品,像抖音、今日头条、西瓜、飞书等,但是最核心的一个产品是字节跳动本身。一个公司它像一个产品一样,有输入有输出。输入的部分的有人员、信息、资金等,我们要构建字节跳动的文化,要构建自己的工具,构建相应的工作方法;最后输出的是我们公司的业务、我们的产品、我们的服务以及我们的收入等等。打造公司方面字节跳动有两个非常不一样的理念,一个叫做Control,一个叫做Context。

Control类公司的特点就是有很强管控性,公司分很多层级,有大量的流程、规则、审批、汇报等等。如果把这个做个比喻的话,这种公司它像一台超级计算机,那么CEO便是核心的节点。与之对应的是叫做Context的公司,这类公司像一个分布式的网络,每一个人都是一个网络里面的一个节点。从节点的位置来说,没有一个所谓的中心节点,从拓扑学的角度来说,每一个节点的位置是相同的。当然是每个人不同的节点,输入输出的信息不一样,它的连接数会不一样,但是它的位置没有一个所谓的边缘和中性的区别,这跟我们现在远程办公的状态是非常符合的,公司的每个人分布在不同地方,这个就是一个典型的分布式的状态。Context类公司还有一些典型的特点,它可以更加容易去获得内部和外部的信息的输入。举一个非常实际的例子,字节跳动每年都会利用春节期间,鼓励返乡的同事去做业务的市场调研。看看家人、亲人和朋友他们都在用什么样的产品,如果在用自己公司的产品,他们觉得有哪些是做的好的,哪些做的不够好的,他们有什么样的建议。每年春节结束之后,几万名员工都会从全国各地,甚至是全世界各地带来大量的这种反馈报告,这些都成为后续业务决策的重要参考。所以对于分布式的这种企业来说,它能够 更加发挥集体智慧,同时它也能够更好的去激发大家的参与感和创造力以及责任感。另外它的决策和执行的速度也会更加灵活和快速。这种分布式的网络的另外一个优势是可复制且能够规模化,在公司规模从几十人到几千人、几万人的过程中,公司依然能以一个良好的状态不断扩张,而不会给公司的内部的效率带来太大的影响。如果是Control型的公司,其随着人员的增多,规模的变大,内部组织会越来越复杂,内部效率会有所降低。

这里介绍一些具体的字节跳动的文化和管理理念,第一个就是尽可能的让每个人都获得更多的信息,让内部信息尽可能的透明化,这也是符合Context的基本的一个理念。举个例子,字节跳动每双月都会有一个面向所有员工的CEO面对面,CEO会分享公司业务的进展,面临的问题,取得什么成就,以及一个很关键的环节,就是CEO会把它上个双月的OKR直接拿出来一一项的打分(OKR是我们一个内部公司进行目标管理和对齐的一个方法,以及相应的工具)。同时也会把他下一个双月的OKR公布出来给大家看,在此同时所有的业务、部门也都会进行内部的OKR对齐,通过这样的措施做到内部信息透明。另外的措施是尽可能减少内部的规则和审批,比如说公司内部的出差、打车等等浙西这些项目的审批,大家都直接在公司平台上进行预订就可以了。在内部的组织建设这方面,我们尽可能的去减少层级,也不能够使用类似于某某总、某某老师这样的称呼,鼓励大家直呼其名。

利用工具增强公司的战斗力

实践上述管理理念,除了靠公司文化之外,很重要的就是工具。 首先是音视频会议,我们会把周会或者晨会作为每天工作开始的一个小小的仪式,如果没有特殊的原因,在内部开会的时候基本上都是鼓励大家把摄像头打开,让大家能够有一个面对面的感觉。通过这样一个具有仪式感的过程,让员工尽快的进入工作状态。

并不是说只有疫情期间才使用视频会议进行远程沟通,在字节跳动日常的办公中,音视频会议其也在发挥作用的。这里举两个小例子,比如字节跳动的招聘,大量的使用音视频,即使是面试官与候选人在同一座城市,也会大量的使用远程进行面试。线下的面试是比较麻烦且成本比较高,而且字节跳动的面试通过率不是特别高,对于大部分的候选人以及面试官其实面对面的沟通,是一个纯粹的成本。所以字节跳动目前大部分的面试都是通过远程来进行的。当然对于面试通过、将要收到offer的候选人来说,我们一般还是会再安排一次线下面对面的沟通,毕竟有的信息不当面去沟通的话,很难捕捉到。另外公司日常的内部会议也会通过音视频的形式远程接入,虽然有时大家都在一个办公楼,即使就在楼上楼下。

第二个工具就是共享日历,它的好处是每个人有自己的日历,我们也可以去创建一些公共的日历。在共同的日历工具上,我们是能够查看到所有同事的时间状态的。共享日历可以设置权限的,如果将自己的状态信息公开,比如出差请假或者有其他私事的情况下,别人会知道你现在是处于一个忙碌的状态,就能够去合理的安排需要跟你有交集的工作。公共日历,比如说公司集体的安排、节假日安排、 CEO面对面的时间、公司有一些面向所有人都开放的一些讲座或者活动,我们都会把它放到公共日上来。如果大家涉及到公司涉及到跨国的业务,你可以选择显示多个时区,对方是否在工作时间一目了然。对于团队来说,比如说销售团队有自己的客户拜访安排,通过设置专门的公共日历,大家一起去编辑,把自己的资源放上去,那么管理者可以清晰地了解到团队成员的动向。

在线可协作的文档目前在国内用的比较少,大部分的公司还是在使用比较传统的像Word、Excel这样本地的文档。像目前在疫情期间,HR需要收集公司员工的健康状态,原始的方式是将模板发给所有人,让每个人去填写之后,HR会收回到一堆的文件,然后逐个下载并逐一汇总,整个过程费时费力且效率极低。如果使用在线云文档,这个过程就会变得非常简单,只需要去创建一份共同的线上的文档或者表格,然后把这个表格发到群里或者群发给公司全员,让大家都在这一份在线的人文档里面去进行编辑,就能将信息轻松收集到。其实在线文档还有其他好处,它不会受设备的限制,你随时随地都可以进行办公,可以用电脑,也可以使用手机或者 iPad,都是文档是在线的,你只要一个浏览器就能够进行编辑和写作。 基于云在线的文档还有非常灵活的权限设置,比如公司内部的文档公司外不可见,或者是某个团队可见。什么人可以去浏览,什么人可以去编辑,什么人可以去分享,这些都可以灵活分配权限。你可以在文档里面直接去@同事,然后同事就会收到通知,打开就能一起来协作编辑。另外在文档里还可以插入一些小插件,比如投票、群名片、视频等等,这都是飞书创新的一些功能。

飞书在疫情期间还开发了一个叫做“线上办公室”的功能,它是一个轻量级的能够让大家长时间的在线的一个线上空间。 不同于音视频会议有一些有明确的主题以及固定的时间,线上办公室旨在模拟我们的真实办公室的场景,满足大家进行一些需要时不时沟通的一些需求,但是大部分时间其实是大家在进行各自的工作。比如说这样的场景,大家合作起来写一个文档,或者在头脑风暴的时候需要分工找资料,但是中间可能想到某个点要随时找同事讨论一下,在线办公室就可以满足这样的需求。开会是远程办公经常需要做的,怎么去把这一个事情能够做得更好,效率更高,结果能够更好。其实我们在这个过程中也是借鉴了其他优秀的公司做法,然后又不断的结合我们自己的产品,结合我们自己的体验,不断去优化迭代,最后形成了飞阅会的这么一个比较有意思的开会模式。会议组织者在决定开会之前,通过群日历或者订阅所有参会者的日历去找的共同时间。然后在开会之前会要求会议的发起者或者主要的组织者,一定要在会前写一个比较详细的会议的文档。这个文档包括会议的主要的目标、具体的议题,以及一些相关的资料,发起者需要把它提前发到这个群里。在正式会议开始的时候,我们会先对文档进行默读。任何人在看文章的过程中,对会议的议题有任何想法都可以进行一个在线的评论或留言。在评论的过程中,会议的组织者可以看到大家发的评论,简单的问题可以在评论下面去解答,其他的参会者也可以基于这份评论再进一步去发散去探讨,甚至寻求场外的援助。在最后所有人都评论完之后,需要大家在文档底部点赞以示阅读完成,这时会议的组织者会组织大家再从头到尾过一遍会议的议题,有评论的地方或有争议的议题会重点解决。会议之后得到的结论以及下一步的待办事项将会在文档里面明确的列出来,待办事项需要指定到人并设置截止时间,以便下次会议开始时检查是否完成,到这里会议才算是一个完整的结束。

效率的提升还需要讲求方法

跟传统的会议模式相比,飞阅会有很多优点,最明显的是会议的准备是非常充分。很多会议开得很没有效果,究其原因是会议发起者、组织者本身就没有想清楚会议的目的,只是觉得这个事情需要来大家一起来讨论一下,就把大家拉过来开会,大家聊着聊着就很容易发散,最后得不出有效的结论,也得不出有效的下一步的行动。另一个好处就是会议的进行的效率要比传统的会议模式要高很多,与听讲相比,看文档是信息接受速度比较快的方式,正常人的语言表达说话的语速,可能大概是200个字每分钟,而阅读文字大概的平均速度能达到300~500 字每分钟,这里面就有个差值,就是我们的信息发送和接收的差,我们接受信息的带宽比发送者输出的带宽高了就很容易走神,注意力就不集中,这往往会错过一些重要的信息。 另外飞阅会也会提高大家讨论互动的效率,传统的讨论有先后顺序,而基于在线文档进行评论以及回复的方式,让大家都是同时输出,这种会议模式能够鼓励所有人能更好的去参与到会议中。 长期用这种方式去开会,可以让会议的整个生命周期中重要的信息和内容沉淀下来,大家会后看记录文档能够能够很大限度地去还原当时会议的内容。

我们团队公司内部进行目标管理和对齐使用的工具叫做OKR。OKR在每一个公司从最顶层的愿景和使命,一直到最底层的每天每周要做的项目和任务,在落地的过程中,都起到了一个承上启下的作用。使命和愿景是一年甚至几十年级别的,项目和任务是天或者周级别的,而Objectives and Key Results 可能是月或者季度这个级别的,对于字节跳动来说是双月这个级别。我们每个双月结束的时候,我们会回顾双月的OKR,然后给他进行打分,同时制定下一个双月的OKR,制订完成了之后还要跟自己的团队、跟自己的下级、跟自己的协作者去进行对齐,根据情况的变化进行调整,然后再到下一个月下个双月结束,完成再进行打分形成一个完整的周期。在字节跳动每个人的OKR都是公开可见的,包括CEO,大家每一个人都可以去查看CEO的OKR,你要去了解某个人他最近在干什么,他工作主要的内容是什么?都可以去查看他的 OKR。

OKR跟KPI有什么差异?KPI其实是一些固定的孤立散点目标,比如每个员工可能要设置几个KPI,每个KPI占多少权重,最后这个结果就是直接决定奖金的多少,OKR其实是一个灵活的、完整的目标,比如说双月内要把这个项目做一个完整的提升,它是一个整体的结果。当目标之下几个具体的关键的结果都达成的时候,整体的目标也就达成了。KPI是一个强制的一个结果,它跟员工的绩效、奖金直接挂钩。而OKR是一个相对来说比较弹性比较灵活的一个结果,它跟你的绩效是不直接挂钩的。OKR里面这些关键的目标和实际完成的结果,跟你实际的产出是挂钩的。KPI往往都是可以一层一层的拆解下去的,OKR不一定下级一定要去跟上级对齐,你也可能是跟你的同级,或甚至是跟跨部门的同事进行配合,凡是你需要去配合的每一个项目,每一个工作,我们觉得理论上它都应该有一个项目的负责人,这个项目的负责人不一定是所有项目成员的上级,他可能是任何一个人,只要你是这个项目Owner,其他的人就应该跟你来对齐。所以它不是一个层层拆解的这么关系,其实和公司文化是有关系的,而如果你的公司是层级很森严的结构,可能KPI会更加适合一些,OKR比较适合这种创造性的工作,鼓励员工去自驱这种情况下是比较适合OKR,KPI相对来说比较适应是用标准化的工作能够用数字去衡量的工作,被动型激励的员工可能用KPI进行管理会更好一些。

最后再简单总结一下,在疫情期间到远程协作,给大家个工具和5个小的tips。

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